Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

ILCM SRL (handelsnaam Illicom), Rue Grand-Vinâve 14, 4101 Jemeppe-sur-Meuse, België — ondernemingsnummer 1017.836.638, btw BE1017836638 (hierna « Illicom », « wij »), is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die via deze site en de bijbehorende Facebook- en Instagram-accounts worden verzameld.

Contact voor elke vraag over uw gegevens: info@illicom.be.

2. Welke gegevens we verzamelen

• Offerteformulier: naam, e-mailadres, telefoon, bedrijf en btw-nummer (optioneel), sector, en de informatie over uw project die u ons wilt bezorgen (soort artikelen, techniek en plaats van de bedrukking, aantallen, maten, kleuren, budget, termijn, bericht). Komt u via een campagne op de site, dan wordt de bron van die campagne (UTM-parameters van het adres) bij uw aanvraag gevoegd. Als u dat wilt, kunt u ook uw logo meesturen (tot 3 bestanden, optioneel): het wordt samen met uw aanvraag bewaard in een privéruimte die enkel ons team kan openen, en even lang bewaard als de andere gegevens van de aanvraag (zie punt 4). Deze gegevens worden opgeslagen in onze commerciële beheertool.
• Online assistent (chatvenster): uw berichten gaan naar onze server en daarna naar onze dienstverlener voor artificiële intelligentie (Anthropic, zie punt 5) om het antwoord te maken. Het gesprek wordt niet in onze systemen bewaard: het verdwijnt wanneer u de pagina sluit of herlaadt. Enige uitzondering: vraagt u om teruggecontacteerd te worden of stelt u een afspraak voor, dan bewaart de assistent uw naam, uw e-mailadres en/of telefoonnummer, een samenvatting van uw vraag en het gewenste moment, zoals bij het offerteformulier. Ons technisch logboek van de oproepen naar de AI bewaart enkel metagegevens (datum, duur, volume, kostprijs), nooit de inhoud van de berichten.
• « Met een mens praten » (in het chatvenster): uw voornaam, uw vraag, uw e-mailadres als u het geeft, de bekeken pagina en een korte samenvatting van uw gesprek met de assistent worden via WhatsApp (Meta, zie punt 5) naar ons team gestuurd; de berichten die daarna worden uitgewisseld, worden opgeslagen in onze commerciële beheertool, zoals een offerteaanvraag, waar het team u ook kan antwoorden. Uw browser bewaart een gespreksidentificatie en uw voornaam om de antwoorden te tonen en een nieuwe aanvraag vooraf in te vullen. Een gesprek dat het team heeft afgesloten, ontvangt geen berichten meer: de chat stelt u dan voor een nieuw gesprek te beginnen. Verlaat u de pagina en hebt u uw e-mailadres gegeven, dan krijgt u een link (eenmalig te gebruiken, 7 dagen geldig) om het antwoord te lezen; die eerste klik bevestigt uw adres, en de volgende antwoorden krijgt u dan rechtstreeks per e-mail. Het gesprek wordt 12 maanden na het laatste bericht gewist. Vóór het verzenden kan een anti-robotcontrole van Cloudflare (Turnstile) verschijnen. Uw telefoonnummer wordt nooit gevraagd en dat van ons team wordt u niet getoond.
• Gesprekken in het Nederlands: ons team schrijft in het Frans. Uw berichten in het Nederlands (chat, berichten in de klantenruimte, e-mails die u ons stuurt) en onze antwoorden worden daarom automatisch vertaald via onze dienstverlener voor artificiële intelligentie (Anthropic, zie punt 5); in de chat en de klantenruimte blijft het originele bericht bewaard naast de vertaling, samen met het gesprek. Berichten en e-mails worden nergens anders bijgehouden. Vertalingen van teksten op offertes en documenten (en van de e-mails waarmee we die documenten versturen) worden hoogstens 12 maanden bewaard om ze niet opnieuw te moeten vertalen, en daarna gewist; ook wanneer u vraagt om uw gegevens te wissen.
• Online een afspraak maken (pagina « Prendre rendez-vous », in het Frans): het soort afspraak en het gekozen moment, uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer (verplicht voor een telefonische afspraak), en als u ze invult de naam van uw club of bedrijf en een bericht. De afspraak wordt met die gegevens in onze Google-agenda gezet, opgeslagen in onze commerciële beheertool, en u krijgt een bevestigingsmail met een link om ze te annuleren. Om de vrije momenten te tonen, raadpleegt onze server enkel de bezette momenten in onze eigen agenda, nooit in de uwe.
• Nieuws per e-mail: enkel als u het daarvoor bedoelde vakje in het offerteformulier aanvinkt. Elke e-mail bevat een link om u uit te schrijven, waarmee u uw toestemming meteen intrekt.
• Bezoekstatistieken: bekeken pagina's, herkomst en type toestel, via Umami, een meetinstrument op onze eigen server, zonder cookies en zonder bezoekers te identificeren. Als u ze aanvaardt in de cookiebanner, meten Google Analytics 4 en de Meta-pixel daarnaast het publiek en de doeltreffendheid van onze advertenties (zie punt 7).
• Technische gegevens: zoals bij elke website ontvangen onze hostingpartner en onze server uw IP-adres bij elk verzoek. Het dient ook, enkel in het geheugen en zonder te worden opgeslagen, om het aantal verzonden formulieren, afspraken en berichten aan de assistent te beperken (bescherming tegen misbruik).
• Facebook- en Instagram-pagina's van Illicom: reageert u op onze berichten (reacties, berichten), dan verwerkt Meta die gegevens volgens zijn eigen voorwaarden; wij hebben enkel toegang tot de informatie die nodig is om onze pagina's te beheren (samengevoegde statistieken, publicatie van inhoud).

De klantenreviews op de site komen van onze openbare Google- en Facebook-pagina's; we nemen de getoonde naam van de auteur, de score, de tekst en de datum over zoals ze gepubliceerd zijn.

3. Doeleinden en rechtsgrond

• Uw aanvragen voor een offerte, contact of afspraak beantwoorden, met inbegrip van hoogstens drie herinneringsmails als uw aanvraag zonder gevolg blijft (precontractuele maatregelen op uw verzoek).
• De commerciële relatie en de facturatie beheren (overeenkomst, wettelijke verplichting).
• U ons nieuws en onze aanbiedingen per e-mail sturen (toestemming).
• Het bezoek aan de site meten met Umami (gerechtvaardigd belang) en, met Google Analytics 4 en de Meta-pixel, de doeltreffendheid van onze campagnes (toestemming).
• De site beschermen tegen misbruik en spam (gerechtvaardigd belang).

4. Bewaring van de gegevens

Gegevens over een offerte of bestelling worden bewaard zolang de commerciële relatie duurt, en daarna gearchiveerd volgens de wettelijke bewaartermijnen voor boekhouding en fiscaliteit in België (in principe 7 jaar). Een aanvraag zonder vervolg wordt bewaard zolang nodig voor de commerciële opvolging; u kunt op elk moment vragen om ze te wissen. Een meegestuurd logo volgt dezelfde regel en wordt samen met de aanvraag gewist. Uw inschrijving op het nieuws loopt tot u zich uitschrijft. Een online gemaakte afspraak volgt de regel van de aanvragen: ze wordt bewaard zolang de commerciële opvolging duurt en daarna op eenvoudig verzoek gewist. De cookies van Google Analytics en Meta worden hoogstens 13 maanden bewaard.

5. Dienstverleners en doorgifte buiten de EU

We verkopen geen enkel persoonsgegeven. Uw gegevens worden voor onze rekening, en enkel voor zover nodig, verwerkt door de volgende dienstverleners:

• OVH SAS (Frankrijk) — hosting van de website en van onze applicatieserver, in de Europese Unie.
• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten) — technische tussenschakel tussen uw browser en onze server (bescherming tegen aanvallen, caching): ziet uw IP-adres en de gevraagde pagina's passeren.
• Supabase — database van onze beheertool, gehost in de Europese Unie (Frankfurt).
• Anthropic PBC (Verenigde Staten) — artificiële intelligentie van de online assistent en van de automatische vertaling tussen het Nederlands en het Frans; onze interne tools kunnen er ook gebruik van maken om ons te helpen bij het schrijven van onze antwoorden en herinneringen op basis van uw aanvraag.
• Resend (Verenigde Staten) — verzending van de e-mails (offertes, herinneringen, bevestigingen van afspraken, nieuws).
• Google (Google Agenda) — agenda waarin de online gemaakte afspraken met uw contactgegevens worden gezet.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business) — doorsturen naar ons team van de berichten die via « Met een mens praten » worden verstuurd, en van de antwoorden.
• Telegram — interne melding aan ons team, met uw naam, wanneer een aanvraag via de online assistent wordt achtergelaten of een afspraak online wordt gemaakt of geannuleerd.
• Google (Google Analytics 4) en Meta (pixel), enkel na uw toestemming.

Worden gegevens naar de Verenigde Staten doorgegeven, dan steunt die doorgifte op het gegevensbeschermingskader EU–VS (Data Privacy Framework) als de dienstverlener daaraan deelneemt, of anders op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Uw rechten

Volgens de AVG hebt u recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van en bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, en ook recht op overdraagbaarheid en het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Om die rechten uit te oefenen, schrijft u ons op info@illicom.be — zie ook onze pagina gegevens verwijderen (FR). We antwoorden binnen een maand. U mag ons in het Nederlands schrijven.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Cookies

Bij uw eerste bezoek verschijnt een banner. Zolang u niet hebt aanvaard, wordt geen enkel script van Google Analytics of de Meta-pixel geladen en wordt geen enkele van hun cookies geplaatst. Uw keuze wordt bewaard in de lokale opslag van uw browser (sleutel « illicom-cookie-consent »), niet in een cookie. Umami, ons statistiekinstrument, werkt zonder cookies.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen: cookievoorkeuren beheren (ook onderaan elke pagina).

De contactpagina bevat een Google Maps-kaart: als u ze toont, maakt uw browser verbinding met de servers van Google, dat uw IP-adres ontvangt en volgens zijn eigen privacybeleid cookies kan plaatsen.