Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

ILCM SRL (nom commercial Illicom), Rue Grand-Vinâve 14, 4101 Jemeppe-sur-Meuse, Belgique — numéro d’entreprise 1017.836.638, TVA BE1017836638 (ci-après « Illicom », « nous »), est responsable du traitement des données personnelles collectées via ce site et les comptes Facebook/Instagram associés.

Contact pour toute question relative à vos données : info@illicom.be.

2. Données que nous collectons

• Formulaire de devis : nom, adresse e-mail, téléphone, entreprise et numéro de TVA (facultatifs), secteur d’activité, et les informations sur votre projet que vous choisissez de nous transmettre (type d’articles, technique et zones de marquage, quantités, tailles, couleurs, budget, délai, message). Si vous arrivez sur le site via une campagne, la source de la campagne (paramètres UTM de l’adresse) est jointe à votre demande. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi joindre votre logo (jusqu’à 3 fichiers, facultatif) : il est stocké avec votre demande dans un espace privé, accessible uniquement à notre équipe, et conservé comme les autres données de la demande (voir la section 4). Ces données sont enregistrées dans notre outil de gestion commerciale.
• Assistant en ligne (bulle de discussion) : vos messages sont transmis à notre serveur puis à notre prestataire d’intelligence artificielle (Anthropic, voir point 5) pour générer la réponse. La conversation n’est pas enregistrée dans nos systèmes : elle disparaît quand vous fermez ou rechargez la page. Seule exception : si vous demandez à être recontacté ou proposez un rendez-vous, l’assistant enregistre votre nom, votre e-mail et/ou téléphone, un résumé de votre demande et le créneau souhaité, comme pour le formulaire de devis. Notre journal technique des appels à l’IA ne conserve que des métadonnées (date, durée, volume, coût), jamais le contenu des messages.
• « Parler à un humain » (dans la bulle de discussion) : votre prénom, votre question, votre e-mail si vous le donnez, la page consultée et un court résumé de votre échange avec l’assistant sont transmis à notre équipe par WhatsApp (Meta, voir point 5) ; les messages échangés ensuite sont enregistrés dans notre outil de gestion commerciale, comme une demande de devis, où l’équipe peut aussi vous répondre. Votre navigateur garde un identifiant de conversation et votre prénom pour afficher les réponses et pré-remplir une nouvelle demande. Une conversation clôturée par l’équipe ne reçoit plus de messages : le chat vous propose d’en démarrer une autre. Si vous quittez la page et avez donné votre e-mail, vous recevez un lien (à usage unique, valable 7 jours) pour lire la réponse ; ce premier clic confirme votre adresse, et les réponses suivantes vous arrivent alors directement par e-mail. La conversation est supprimée 12 mois après le dernier message. Une vérification anti-robot de Cloudflare (Turnstile) peut s’afficher avant l’envoi. Votre numéro de téléphone n’est jamais demandé et celui de notre équipe ne vous est pas affiché.
• Échanges en néerlandais : notre équipe écrit en français. Vos messages en néerlandais (chat, messages de l’espace client, e-mails que vous nous envoyez) et nos réponses sont donc traduits automatiquement par notre prestataire d’intelligence artificielle (Anthropic, voir point 5) ; dans le chat et l’espace client, le message original est conservé à côté de sa traduction, avec la conversation. Les messages et e-mails ne sont pas gardés ailleurs. Les traductions des textes de devis et de documents (et des e-mails d’envoi de ces documents) sont conservées au plus 12 mois pour ne pas devoir les refaire, puis supprimées ; elles le sont aussi quand vous demandez l’effacement de vos données.
• Prise de rendez-vous en ligne (page « Prendre rendez-vous ») : le type de rendez-vous et le créneau choisis, votre nom, votre adresse e-mail, votre téléphone (obligatoire pour un rendez-vous téléphonique), et si vous les indiquez le nom de votre club ou entreprise et un message. Le rendez-vous est inscrit dans notre agenda Google avec ces coordonnées, enregistré dans notre outil de gestion commerciale, et un e-mail de confirmation vous est envoyé avec un lien pour l’annuler. Pour afficher les créneaux libres, notre serveur consulte uniquement les plages occupées de notre propre agenda, jamais le vôtre.
• Actualités par e-mail : uniquement si vous cochez la case prévue dans le formulaire de devis. Chaque e-mail contient un lien de désabonnement qui retire immédiatement votre consentement.
• Statistiques de visite : pages vues, provenance et type d’appareil, via Umami, un outil de mesure installé sur notre propre serveur, sans cookie et sans identifier les visiteurs. Si vous les acceptez dans le bandeau cookies, Google Analytics 4 et le pixel Meta mesurent en plus l’audience et l’efficacité de nos publicités (voir point 7).
• Données techniques : comme tout site web, notre hébergeur et notre serveur reçoivent votre adresse IP lors de chaque requête. Elle sert aussi, en mémoire uniquement et sans être enregistrée, à limiter le nombre d’envois du formulaire, de réservations de rendez-vous et de messages à l’assistant (protection contre les abus).
• Pages Facebook/Instagram Illicom : si vous interagissez avec nos publications (commentaires, messages), Meta traite ces données selon ses propres conditions ; nous n’accédons qu’aux informations nécessaires à la gestion de nos pages (statistiques agrégées, publication de contenu).

Les avis clients affichés sur le site proviennent de nos fiches Google et Facebook publiques ; nous en reprenons le nom affiché de l’auteur, la note, le texte et la date tels que publiés.

3. Finalités et base légale

• Répondre à vos demandes de devis, de contact ou de rendez-vous, y compris par un maximum de trois e-mails de relance si votre demande reste sans suite (mesures précontractuelles à votre demande).
• Gérer la relation commerciale et la facturation (contrat, obligation légale).
• Vous envoyer nos actualités et offres par e-mail (consentement).
• Mesurer l’audience du site avec Umami (intérêt légitime) et, avec Google Analytics 4 et le pixel Meta, l’efficacité de nos campagnes (consentement).
• Protéger le site contre les abus et le spam (intérêt légitime).

4. Conservation des données

Les données liées à un devis ou une commande sont conservées pendant la durée de la relation commerciale, puis archivées selon les délais légaux de conservation comptable et fiscale applicables en Belgique (en principe 7 ans). Une demande qui n’aboutit pas est conservée le temps nécessaire à son suivi commercial ; vous pouvez en demander la suppression à tout moment. Le logo éventuellement joint suit la même règle et est supprimé avec la demande. Votre inscription aux actualités dure jusqu’à votre désabonnement. Un rendez-vous pris en ligne suit la règle des demandes : il est conservé le temps du suivi commercial, puis supprimé sur simple demande. Les cookies Google Analytics et Meta sont conservés au maximum 13 mois.

5. Prestataires et transferts hors UE

Nous ne vendons aucune donnée personnelle. Vos données sont traitées, pour notre compte et dans la seule mesure nécessaire, par les prestataires suivants :

• OVH SAS (France) — hébergement du site web et de notre serveur applicatif, dans l’Union européenne.
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) — intermédiaire technique entre votre navigateur et notre serveur (protection contre les attaques, mise en cache) : il voit passer votre adresse IP et les pages demandées.
• Supabase — base de données de notre outil de gestion, hébergée dans l’Union européenne (Francfort).
• Anthropic PBC (États-Unis) — intelligence artificielle de l’assistant en ligne et de la traduction automatique entre le néerlandais et le français ; nos outils internes peuvent aussi y recourir pour nous aider à rédiger nos réponses et relances à partir de votre demande.
• Resend (États-Unis) — envoi des e-mails (devis, relances, confirmations de rendez-vous, actualités).
• Google (Google Agenda) — agenda dans lequel sont inscrits les rendez-vous pris en ligne, avec vos coordonnées.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business) — transmission à notre équipe des messages envoyés via « Parler à un humain », et de ses réponses.
• Telegram — alerte interne à notre équipe, contenant votre nom, lorsqu’une demande est laissée via l’assistant en ligne ou qu’un rendez-vous est pris ou annulé en ligne.
• Google (Google Analytics 4) et Meta (pixel), après votre consentement uniquement.

Lorsque des données sont transférées aux États-Unis, ce transfert repose sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y adhère, ou à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition sur vos données personnelles, ainsi que du droit à la portabilité et du droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@illicom.be — voir aussi notre page suppression des données. Nous répondons dans un délai d’un mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

7. Cookies

Un bandeau s’affiche lors de votre première visite. Tant que vous n’avez pas accepté, aucun script Google Analytics ou pixel Meta n’est chargé et aucun de leurs cookies n’est déposé. Votre choix est mémorisé dans le stockage local de votre navigateur (clé « illicom-cookie-consent »), pas dans un cookie. Umami, notre outil de statistiques, fonctionne sans cookie.

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment : Gérer les cookies (également disponible en bas de chaque page).

La page Contact intègre une carte Google Maps : en l’affichant, votre navigateur se connecte aux serveurs de Google, qui reçoit votre adresse IP et peut déposer ses propres cookies selon sa politique de confidentialité.